Meeting an einem grossen Tisch

Meetingkultur – Wichtiger Austausch oder Zeitfresser?

Letzte Woche habe ich versucht mit einem Kollegen kurz ein projektbezogenes Thema zu klären. Wir wollten diese Besprechung spontan zwischen unseren täglichen Aufgaben erledigen. Da hatten wir die Rechnung ohne unsere Kalender gemacht. Zwei Tage später kamen wir dann dazu.

Das beschriebene Beispiel ist, zumindest bei mir, eher die Ausnahme. Doch es liess mich über die Notwendigkeit von Meetings und generell über Meetingkultur nachdenken.
Ich habe für euch nach Tipps recherchiert, wie man die Meetingkultur seiner Abteilung oder seines Teams mit ein paar Änderungen an den richtigen Ecken ein Stück effizienter gestalten kann.

Keine reine Zeitverschwendung

Zunächst möchte ich die Austausch-Plattform “Meeting” in Schutz nehmen. Nichts löst schneller Probleme, beantwortet Fragen oder bringt Klarheit, wie eine Besprechung unter vier Augen. Da wären wir aber schon beim ersten Fallstrick: Die Anzahl Teilnehmer.

Anzahl Teilnehmer

Die Antwort auf die Fragen: Wer ist für das anstehende Meeting wichtig, wer nicht? Ist oft nicht einfach zu beantworten. Es gilt sich zunächst die Frage zu stellen, was man mit dem Meeting bewirken will. Braucht man eine Entscheidung, sollte auch der Entscheidungsträger eingeladen werden. Möchte man ein Thema diskutieren, um neuen Input zu einer Aufgabe zu bekommen, reicht sicherlich das Team oder sogar nur ein/e Kollege/Kollegin aus. Dabei sollte die Balance zwischen so viele wie nötig, so wenig wie möglich  gehalten werden.

Unverzichtbar – Ziele und Agenda

Ein Meeting ohne Ziel ist wie einkaufen mit Hunger. Man will irgendwie alles aber weiss nicht, was man wirklich braucht. Damit die Besprechung zielführend sein kann, sollte der Verantwortliche vorab allen Teilnehmern bekannt geben, was der Grund für das Zusammenkommen ist, was das Ziel ist und wie die Agenda aussieht. Am besten schreibt man diese Punkte direkt in die Einladung.

Der Meeting-Verantwortliche

Wer ein Meeting einberuft, hat auch die Rolle des Meeting-Verantwortlichen inne. Sprich, man sollte Ziel, Agenda, Teilnehmende, Raum etc. festlegen und dann, ganz wichtig, zu Beginn des Termins noch einmal wiederholen. Das heisst nicht zwangsläufig, dass man das Meeting moderieren muss. Das hängt vom Thema ab. Allerdings ist ein Meeting ohne Verantwortlichen so ähnlich wie eine Herde Schafe ohne Hirtenhund.

Vorbereitung spart Zeit

Es ist manchmal viel verlangt, sich auf jedes Meeting vorab vorzubereiten. Wenn man aber wirklich viele Informationen besprechen will und die Teilnehmer dafür Vorwissen mitbringen müssen, sollte man dies klar und deutlich anmerken und einfordern. Hängt der Termin von der Vorbereitung der Teilnehmer ab und sie sind trotz Aufforderung nicht vorbereitet, bricht man das Meeting lieber ab. Sonst vergeudet man im schlimmsten Fall nur die Zeit aller Teilnehmer.

Gegen Routine

Wir alle sind Gewohnheits-Tiere und machen es uns in unserer gewohnten Routine gerne gemütlich. Damit man aber wirklich mit den Gedanken bei der Sache ist, lohnt es sich aus der täglichen oder wöchentlichen Routine auszubrechen. Gerade Besprechungen, die jede Woche abgehalten werden, bieten grosses Potential für kleine Veränderungen. Ein anderer Raum, ein anderes Medium, rotierende Verantwortlichkeiten, visuelles statt schriftliches Protokoll… es gibt viele Möglichkeiten um dem Trott zu entkommen J

Zeit-Disziplin

Ein Austausch hat nichts mit Disziplin zu tun? Generell haben Meetings mehr damit zu tun als man denkt. Allein die zuvor genannten Themen wie Ziel, Agenda und Vorbereitung setzen ein gewisses Mass an Disziplin voraus. Sehr wichtig für einen effizienten Ablauf ist wiederum das Einhalten der Zeiten. Kommt jemand ohne Grund merklich zu spät, sollte dies nach dem Termin unter vier Augen angesprochen werden. Auch das pünktliche Beenden des Meetings ist wichtig, denn nach der angegebenen End-Zeit  hat kaum mehr jemand die Muse, sich noch einzubringen. Da setzt man falls nötig lieber  ein neues Meeting an.

Wer liebt es nicht – das Protokoll

Eine eher unbeliebte Nebensache? Das soll und muss nicht sein. Die Arbeit kann man sich durch ein Standard- Protokoll erleichtern. Je nach Art der Meetings sollte diese Protokoll-Vorlage die wichtigsten Punkte festhalten, wie zum Beispiel: Zeitpunkt, Teilnehmer, Agenda/Thema, Beschlüsse, Aufgabenverteilung, Deadline.

Um sicherzugehen, dass alle Meeting-Teilnehmer ein Protokoll erhalten, sollte man einen Protokollanten festlegen. Entweder übernimmt dies der Meeting-Verantwortliche oder man wählt zu Beginn des Meetings jemanden aus – Freiwillige vor 🙂 oder aber abwechselnd, damit es jeden einmal trifft.

Hier noch einmal auf einen Blick, was man für ein effizientes Meeting braucht:

  1. Vorbereitung: Klares Ziel / Agenda / Material vorab senden
  2. Teilnehmerauswahl: So viel wie nötig, so wenig wie möglich 3. Disziplin: Zeiten einhalten
  3. Abschluss: Beschlüsse, Vorschläge, Fortschritt etc. schriftlich oder visuell festhalten

Wir haben in unserem Team Stand-Up Meetings eingeführt, um uns über den aktuellen Stand von wichtigen Projekten auf dem Laufenden zu halten. Hier schildert jeder in sehr kurzer Zeit und ohne ins Detail zu gehen, was man in der Woche erreicht hat (das motiviert!), was man als nächstes vor hat (hilft einem sich selber zu strukturieren) und was einem eventuell dabei im Weg steht.
Das ist flexibel, schafft eine lockere Meetings-Atmosphäre und dient dem Zweck, dass alle schneller ans Ziel kommen, denn man versucht die Hindernisse der anderen gemeinsam abzubauen.

Kim