drei Hände, die je ein Puzzleteil zu einem grossen zusammenführen

Erfolgreich Aufgaben bewältigen – sieben Tipps für effektives Arbeiten

1. Den eigenen Einflussbereich kennen

Es gibt Bedingungen, die wir direkt beeinflussen können, wie zum Beispiel unseren Arbeitsplatz, unsere Arbeitseinstellung, unsere Werte, Gewohnheiten und wie viel Zeit wir für etwas aufwenden möchten. Ausserhalb dieses Bereichs gibt es allerdings Gegebenheiten, die wir nicht beeinflussen können: das Wetter, die wirtschaftliche und politische Lage sowie Eigenschaften anderer Menschen. Diese Gegebenheiten sollte man, auch wenn man ihnen kritisch gegenüber eingestellt ist, zu einem gewissen Mass akzeptieren und mit ihnen leben. Sich ständig darüber aufzuregen, nutzt niemandem. Fokussiere dich auf die Sphäre, die du beeinflussen kannst. Ganz wichtig hierbei: Gibt es etwas, das dich stört und es in deinem Einflussbereich liegt, ändere es!

2. Das Ziel im Blick haben

Wenn du eine Aufgabe angehst, stell dir von Anfang an das Ziel vor. Versuche es vor deinem inneren Auge zu visualisieren. Mit dem Ziel im Kopf wird dir der Weg dorthin leichter fallen. Die Gefahr, dich auf dem Weg dorthin zu verlieren, wird deutlich geringer.

3. Eins nach dem anderen erledigen

Sollte dich die Anzahl deiner Aufgaben überwältigen, hilft es dir das Aufgabenchaos nach folgenden Kriterien zu sortieren:

Aufgaben, die dringend sind, solltest du sofort erledigen. Die dringenden Aufgaben sollten möglichst wenige sein, um Stress zu vermeiden.

Wertvolle und nützliche Arbeiten, die etwas mehr Zeit brauchen und nicht dringend sind: Plane sie ein und erledige sie dann!

Aufgaben, die zwar dringend aber eher unwichtig sind, können gut delegiert werden. Vielleicht gibt es auch jemanden, für den diese Aufgabe wichtiger ist.

Alle restlichen Aufgaben fallen unter die Kategorie: Nicht dringend und nicht wichtig, müssen daher nicht weiter beachtet werden.

Achtung: Die Zuordnung der Aufgaben in dieses Raster kann dich vor Herausforderungen stellen. Sprich mit Kollegen/-innen darüber, um dir bei Unsicherheit andere Meinungen einzuholen.

4. Win-Win Situationen schaffen

Um Aufgaben mit möglichst wenig Zeitaufwand und erfolgreich zu meistern, ist man gut beraten in win-win Situationen zu denken. Gerade wenn es um Kooperation und Vertrauen geht, wird die Zusammenarbeit wesentlich davon beeinflusst, welchen Mehrwert die einzelnen Personen oder Parteien von dieser Zusammenarbeit haben. Um win-win Situationen zu identifizieren, genügen vier einfache Schritte:

  1. Zeige Empathie – Versetze dich in die Lage des Anderen
  2. Was sind die Kernproblematiken und Bedenken?
  3. Welche Ausgänge wären für alle vorteilhaft?
  4. Denke an neue Wege, diese Ausgänge zu verwirklichen. Mut ist erlaubt, denn es geht um Vorteile für alle.

5. Zuerst verstehen, dann verstanden werden

Es ist wichtig, dem Gegenüber zunächst genau zuzuhören, um in das Mindset einer win-win Situation einsteigen zu können. Wen auch immer du vor dir haben wirst, er oder sie wird nicht nur Informationen preisgeben, sondern auch Emotionen und Gefühle transportieren. Höre genau hin, ordne diese ein und finde dann einen Weg, dich für diese Person verständlich zu machen. Du wirst sehen, dies geht wesentlich einfacher, wenn du weisst, in was für einer Situation sich dein Gegenüber gerade befindet.

6. Synergien schaffen

Das grosse Ganze ist mehr als seine Einzelteile. Diese Lebensweisheit hat einen wahren Kern. Gerade im Arbeitsleben entstehen zwar manchmal von selbst Synergien, oft musst du allerdings dieses Potential zunächst erkennen. Auch hier ist genaues Zuhören ein grosser Vorteil. Nur so erfährst du von den unterschiedlichen Dingen, die um dich rum passieren. Wichtig: Damit du Synergien herstellen kannst, darf kein Wettbewerb zwischen dir und deinem Gegenüber herrschen und ihr müsst euch beide eurer Leistungsgrenze bewusst sein. Ist jemand zu stolz diese zuzugeben, werden kaum Synergien mit dieser Person zustande kommen.

7. Erfolg und Effektivität kommen nicht von ungefähr

Erfolgreich zu sein braucht Energie. Sehr viel Energie. Achte darauf, dass du dir bewusst Zeit für dich nimmst. Im Detail heisst das: Schaffe dir die Ausgleichmöglichkeiten (beispielsweise Sport), um dich spirituell auf Neue Ebenen einzlassen, dir mental Pausen und Inspirationen gönnen zu können. Dein soziales, sowie emotionales Potential wirst du besser ausschöpfen und entwickeln. Diese Rahmenbedingungen sind unabdingbar, wenn du langfristig erfolgreich sein möchtest.


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