Personen Portrait einer Frau, die einen Wecker in der rechten Hand hält.

8 Tipps für ein gutes Zeitmanagement

Zu Beginn deiner Karriere weisst du vielleicht noch nicht genau, wie du deine Aufgaben innerhalb eines engen Zeitrahmens organisieren sollst, um dein Überstunden-Konto nicht zu sehr zu strapazieren aber trotzdem alle Aufgaben zu erledigen. Wir möchten euch heute ein paar Tipps geben, die wir während unserer Recherche entdeckt und mit Erfolg getestet haben:

  1. Meistens braucht man länger
    Wenn du dir Zeit für eine Aufgabe einplanst, gib dir etwas mehr Zeit, also du eigentlich für nötig hältst – vor allem wenn du noch keine Erfahrung mit der Aufgabe hast und den Aufwand nicht genau einschätzen kannst. Zudem ist es motivierend, wenn du doch früher fertig wirst und noch Zeit zum Durchatmen hast.
  1. Gute Tage, schlechte Tage
    Niemand kann seine Aufgaben nach seiner Stimmung planen. An manchen Tagen läuft es jedoch einfach besser als an anderen. Nutze diese Tage und erledige etwas mehr als geplant. Du wirst dir am nächsten schlechten Tag dankbar dafür sein.
  1. Produktiv bis zum Burn-Out
    Auch wenn du eine richtig produktive Phase hast und wenig Schlaf benötigst, gönn dir bewusst Pausen. Du bist nur so lange produktiv, wie dein Körper und Geist durchhalten.
  1. Multitasking vs. Fokus
    Wie wir schon in unseren Artikel “Eins nach dem Anderen” beschrieben haben, fördert Multitasking deine Produktivität nicht. Ganz im Gegenteil. Je mehr Aufgaben du gleichzeitig erledigst, desto weniger konzentriert erledigst du sie, benötigst mehr Zeit dafür und machst mehr Fehler.
  1. Kleine Erfolge helfen
    Erfolgreiche Etappenziele motivieren und lassen dich deine Zeit besser nutzen. Auch wenn du dir nach jedem Etappenziel eine kurze Pause gönnst, wirst du die Aufgabe sicherlich schnell erledigen. Versuchst du eine Aufgabe auf Biegen und Brechen an einem Stück zu erledigen, macht dich das langsamer und deine Aufmerksamkeit wird dieses Spiel nicht mitspielen. Kleine Erfolge stellen eine Art Selbstbelohnung dar, wenn du dir nach deren Erreichung eine kleine Belohnung wie zum Beispiel einen Spaziergang oder ein leckeres Getränk gönnst.
  1. Klare Planung
    Verschiedene Aufgaben erfordern unterschiedliche Zeiten. Beobachte dich und deine Produktivität den Tag über. Plane dir Zeit für verschiedene Aufgaben wie Brainstormings oder konzeptionelle Arbeit, administrative oder routinierte Aufgaben und tägliche Aufgaben wie E-Mails beantworten. Wenn du es schaffst, deine präferierten Zeiten für diese Aufgaben herauszufinden, wirst du mit deinen Aufgaben schneller fertig.
  1. Schnelle Dinge schnell erledigen
    Manchmal ist es besser, eine kleine Aufgabe, wie zum Beispiel eine kurze Antwort per E-Mail, direkt zu erledigen, als dies erst am Ende des Tages zu tun. Dann musst du dich sehr wahrscheinlich noch einmal in die Thematik hineindenken und vor allem muss dein Gedächtnis diese Aufgabe den Tag über parat halten. Das strengt an. Wenn es nur eins, zwei Minuten in Anspruch nimmt, erledige es am besten sofort.
  1. Zu lange Anlaufzeit
    Benötigst du mehr als 15-20 Minuten, um eine Aufgabe anzugehen, erledige eine andere Aufgabe. Egal ob du nicht in der Stimmung für diese Aufgabe bist oder die Aufgabenstellung unklar für dich ist. Anstatt Zeit zu verlieren, kümmere dich um eine andere Aufgabe, die du sofort beginnen kannst und widme dich der anderen Aufgabe zu einem späteren Zeitpunkt.

Zu einem guten Zeitmanagement gehört also nicht nur die Zeit im Blick zu haben. Produktivität und Tagesform sind eng damit verbunden. Schlussendlich gibst du den Ton an und organisierst dich so, dass dir deine Arbeit möglichst leicht von der Hand geht. Vergiss nicht, dir Pausen bzw. Belohnungen zu gönnen und lass dich nicht zu sehr ablenken, ausser du kannst die Aufgabe sehr schnell erledigen. Vermeide zudem ewiges Aufschieben, denn irgendwann musst du dich jeder Aufgabe stellen und der Zeitdruck wird nicht geringer.

Kim