eine dunkelhaartige Frau mit Brille, in dunkelblauem Jackett vor Bildergalerie

Der Einkauf stellt sich den Herausforderungen der Digitalisierung

Was ist das eigentlich? Einkauf? Man sagt dieses Wort immer so schnell dahin, aber hat wirklich jeder eine echte Vorstellung, wie in diesem Bereich woran gearbeitet wird? “Es geht quasi um alle Güter und Dienstleistungen, die es für ein Unternehmen zu beschaffen gilt”, sagt Marion Essl. Sie leitet bei der Baloise den Einkauf Schweiz und ist gruppenweit verantwortlich für strategische Beratungsdienstleistungen. Ein langer Titel, hinter dem sich mitsamt ihres Teams eine wichtige Schnittstelle intern wie extern verbirgt.

Typisch Einkauf!

“Was ich an meinem Job besonders liebe”, hebt Marion gleich zu Beginn unseres Interviews hervor, “sind die vielfältigen Themen. Es kann bei uns einerseits um das Hinzuziehen von Ressourcen und Know How gehen, wenn uns Marketingagenturen oder Strategiefirmen unterstützen.” Marion und ihr Team werden dann dahingehend aktiv, dass sie gemeinsam mit dem Fachbereich die Inhalte einer Ausschreibung definieren. Wer wird gesucht, wofür und über welchen Zeitraum? Welche fachlichen Anforderungen braucht es? “Wir beschäftigen uns allerdings andererseits auch mit der Bestellung von Werbeartikeln. Letztlich mit allem, was aus unserem Bürogebäude fallen würde, wenn man es auf den Kopf stellte”, erklärt Marion. Der Einkauf sorgt also für sämtliche Möbel, Hardware, die komplette Ausstattung usw. bei uns im Haus.

Zusammenarbeit zwischen Einkauf und Fachbereich

“Früher”, erinnert sich Marion, “war der Einkauf eher so etwas wie eine Bestellabwicklung, mehr administrativ unterwegs. Heute verstehen wir uns als Lösungspartner. Die Wünsche und Projekte werden allgemein immer komplexer. Es ist Fachwissen gefragt – gepaart mit Ideenreichtum und Pragmatismus.” All das entsteht aus den Erfahrungen. Der Einkauf manövriert die Fachbereiche durch den Markt und sämtliche Verhandlungen. Gleichzeitig ist er Lotse für zahlreiche Anforderungen, die Themen wie Compliance, IT-Sicherheit, Datenschutz etc. an Beschaffungen stellen. Auch das Vertragliche wird letztlich über den Einkauf in enger Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung koordiniert. Das alles ist Arbeit, die die Fachbereiche immens aufhalten würde in ihrem täglichen Geschäft, müssten sie sie allein stemmen. “Zudem schauen wir uns auch die Qualität der erbrachten Leistungen an. Es gibt z.B. ein Feedback baloise- intern zu den eingesetzten Beratern. Das holen wir bei unseren Projektleitern ab und spiegeln es dem Beratungsunternehmen”, erzählt Marion. Bestenfalls steigert das wiederum nachhaltig die Qualität.

Einkauf im Wandel

“Die Digitalisierung macht uns schneller und das ist gut für unser Image. Früher galten wir als Bremser im Unternehmen.” Marion lacht, aber es stimmt. Wenn Mitarbeitende – überspitzt gesagt – für jeden Bleistift erstmal drei Angebote einholen und diese abwägen müssen, dann lähmt das den Bestellungsprozess. Das gilt für Bleistifte wie für Berater. “Zukünftig wird es möglich sein, noch mehr Standardprodukte automatisiert bei uns zu bestellen. In Online-Katalogen heisst es dann – Suchen, Finden, Klicken (z.B. für Büromaterial) – ohne, dass jemand aus unserem Team nochmals aktiv wird. Wir haben so mehr Zeit, uns adäquat um die grossen Anfragen zu kümmern.” Jüngst hat der Einkauf der Baloise zudem ein neues Beschaffungstools eingeführt. Ein wichtiger Schritt in Richtung Zukunft. “Wir haben vor, noch weitere zu machen”, verspricht Marion.

Digitalisierung fordert den Einkauf … beim Datenschutz

Es ist wie in all unseren Lebensbereichen. Die Digitalisierung macht Vieles schneller, aber nicht alles einfacher. Stichwort Datenschutz: dahingehend sind die Herausforderungen für jedes Unternehmen gross. “Bei der Baloise ging es z.B. um unsere eigene Kunstsammlung. Die Daten werden in einer Cloud verwaltet. Das bedeutet”, erklärt Marion, “dass wir besonders schützenswerte Daten nach extern geben. Hintergrund: Es schont die internen Ressourcen und gibt uns Flexibilität. “Allerdings, stellen wir dahingehend hohe Anforderungen an den Provider des Tools und wollen wissen, wie diese Daten geschützt werden? Aus dieser Frage resultiert ein komplexes, vertragliches Konstrukt – ein so genannter Cloud-Vertrag. Da werden wir als Einkauf zum Guide durch rechtliche Anforderungen, den Datenschutz und IT-Sicherheit.” Es wird also umso wichtiger für den Einkauf, permanent up to date zu sein rund um digitale Themen. Nur so lassen sich die Fachbereiche bestmöglich bei ihren Initiativen unterstützen. Marion erlebt eine immer bessere Zusammenarbeit. “Je eher wir in die Prozesse der Fachbereiche eingebunden werden, desto gezielter und damit wertvoller kann unser Input sein. Eben das schafft positive Erfahrungen und nachhaltig Vertrauen.”

… und individuell

“Ganz persönlich”, fasst Marion am Ende des Interviews zusammen, “hilft dieses auf-dem-Laufenden-bleiben auch mir selbst. Ich begreife, was Digitalisierung wirklich bedeutet. Für mich, meinen Arbeitsplatz, mein Umfeld. Sich beruflich mit neuen, spannenden Entwicklungen wie Robotics oder künstlicher Intelligenz zu beschäftigen, nimmt ein stückweit den Respekt vor dem Unbekannten. Die Zukunft rauscht nicht einfach an mir vorbei. Ich verstehe Digitalisierung heute als Chance.”


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